Procédure de réservation de salle via Microsoft Outlook

Vous pouvez réserver une salle via le logiciel de messagerie Outlook.

Créer un rendez-vous dans l’onglet calendrier d’Outlook, puis cliquez sur le bouton « inviter »

Cliquez ensuite sur le bouton « A… » et sélectionnez la salle que vous souhaitez réserver en tant que « Ressources »

Remplissez l’objet, le lieu… la date et les heures puis cliquez sur le bouton envoyer.

Vous recevrez aussitôt un accusé avec l’une des options ci-dessous :

Accusé « demande acceptée »

Si la salle est libre pour la plage horaire demandée, vous recevrez un accusé automatique vous précisant que votre réservation est validée.

Accusé « demande refusée » 

Si la salle est déjà réservée sur toute ou partie de la plage horaire demandée, vous recevrez un accusé de refus et vous pourrez voir la personne qui a déjà réservé la salle ainsi que la plage horaire.

Remarque : si vous souhaitez annuler la réservation, il vous faut annuler la réservation depuis votre propre agenda. Cela déclenchera la suppression automatique de la réservation de salle.

Procédure pour afficher les réservations

Si vous souhaitez voir toutes les réservations des salles et ainsi trouver une plage libre avant de créer votre réservation :

Cliquez sur l’icône « Affichage Planification » puis sur le bouton « ouvrir le calendrier-> A partir du carnet d’adresses »

Double cliquez sur le/les salles que vous souhaitez voir puis cliquez sur OK pour valider.

Vous verrez alors les agendas des salles, dans la liste de vos calendriers.

Il vous reste à choisir une vue parmi celles disponibles (Jour, Semaine de travail, Semaine, Mois) pour voir les réservations correspondantes.

On peut voir ci-dessous ma réservation de la salle « 00_Salle_HDV_2^ème_etage » de 18h à 18h30 le lundi 14 juin 2021.

Pour masquer un ou plusieurs calendriers, il suffit de le/les décocher dans le panneau de gauche de l’onglet Calendrier.